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Por Cris Dissat*

Quando se fala em preparar uma sala de imprensa para eventos como o Fashion Rio, diversas necessidades são avaliadas, e uma estrutura bem-feita é montada para atender os jornalistas. Mas por que não conseguimos ver pelo menos 50% desse tipo de iniciativa em eventos na área de saúde no Brasil? E saúde é algo que “vende” tanto em veículos impressos como on-line. Qual a dificuldade?

Se, no Brasil, o processo é feito, na grande maioria das vezes, em cima da hora, era bom se espelhar em outras estruturas, que podem ser facilmente adaptadas a nossa realidade.

Em Montreal

O último World Diabetes Congress, realizado em Montreal (Canadá) e organizado pela International Diabetes Federation (IDF), reuniu jornalistas do mundo inteiro para acompanhar as novidades científicas e epidemiológicas da área. Os jornalistas da equipe da IDF, coordenados por Phil Riley, trabalharam duro durante todos os cinco dias de evento, ou melhor, a preparação começou bem antes.

O centro de imprensa foi montado dentro do Palais de Congress, que também era sede do evento. Além das salas de trabalho, os jornalistas tinham uma exclusiva para as refeições, fornecidas pela organização. Para ter uma noção do espaço de trabalho, registrei os locais em um vídeo.

Conversei com uma das jornalistas da IDF, integrante da equipe, Kerrita McClaughlyn, que relatou como foi feito o trabalho. Uma equipe reduzida, mas que teve total apoio da IDF para a montagem da estrutura.

Quantas pessoas trabalharam?
Kerrita – Quatro funcionários do IDF trabalharam no Centro de Mídia IDF World Diabetes Congress: Kerrita McClaughlyn – IDF Media Relations Manager; Merry Rivas Gonzalez – IDF Spanish Media Coordenador; Phil Riley – IDF Communications Manager; e Alain Baute – IDF Communications Manager Online. Eu e Merry ficamos responsáveis pela comunicação social da IDF no Centro de Convenções; Phil e Alain também foram responsáveis por outras áreas de divulgação dentro do Congresso, atendendo a presidência da IDF. Contamos, também, com a assistência de um casal de voluntários canadenses a cada dia.

Quantos dias você trabalhou para preparar a estrutura para a imprensa?
Kerrita – Comecei em fevereiro de 2009 (o evento aconteceu em outubro). Trabalhei com Pedro Engels da equipe do Congresso da IDF para criar o layout e a estrutura da sala de imprensa e para fornecer os equipamentos necessários, como computadores, estações portáteis, impressoras, cópias, fax, telefone. Também estudamos, no layout, a capacidade das salas de conferência de imprensa.

Além da estrutura, em Montreal, também foi criada uma área para a imprensa no site do Congresso, desenvolvida com a ajuda de Merry Rivas Gonzalez e Lorenzo Piemonte. Eu escrevi as matérias e orientações para os jornalistas. Merry ficou responsável por toda a tradução do material em outras línguas, e Lorenzo atualizou o site. Também foi incluída uma área para o registro on-line dos profissionais, processados até o Congresso.

Quantos comunicados de imprensa foram produzidos?
Kerrita – IDF lançou dez comunicados de imprensa durante os cinco dias do Congresso Mundial de Diabetes. Os lançamentos estão disponíveis no site da entidade. A tradução do material também ajudou a imprensa na agilidade da distribuição das informações em seus países.

Você acha que o número de conferências de imprensa foi o suficiente?
Kerrita – Foram seis conferências da IDF para a imprensa e quatro da indústria farmacêutica. Acho que foi o suficiente, considerando que tínhamos uma equipe muito pequena. A correria foi grande para atender a todos os pedidos dos jornalistas que estavam no Centro de Convenções e para os outros de diversas partes do mundo. Foi necessária a criação de diversos materiais informativos durante o período do evento, enquanto aconteciam as conferências de imprensa. Foi muito difícil, mas conseguimos, e estou grata a Merry, Phil e Alain pelo trabalho duro.

*Cristina Dissat é jornalista, sócia-editora da Informed Jornalismo (www.informedjornalismo.com.br) e editora do jornal da Sociedade Brasileira de Endocrinologia (www.endocrino.org.br). Especialista em desenvolvimento de conteúdo para websites, é membro da Associação Brasileira de Jornalismo Científico (www.abjc.org.br/). Foi aluna da Pós-Graduação em Gestão Estratégica em Marketing Digital

Fonte: http://www.nosdacomunicacao.com/panorama_interna_col.asp?panorama=332&tipo=C